Service von A bis Z

Was für das Verständnis der Dateiname ist, ist für die Übertragung die Dateigröße. Sehr viele Firmen haben heute auf ihren Unternehmensservern Barrieren eingebaut, die nur E-Mails bis zu einer bestimmten Größe (meist sind es 500 KB oder 1 MB) über den Tag zustellen. Größere E-Mails werden dann nach 17.00 Uhr zugestellt - auch nicht wirklich praktisch, oder?

Klären Sie daher mit dem Emfpänger Ihrer E-Mail immer ab, ob er Anhänge über diese Größe hinaus empfangen kann. Wenn Sie das nicht abfragen können, halten Sie Ihre E-Mails so klein als möglich. Nicht empfangen können = nicht bekommen haben!

Sehr viele Dateien werden heute als Anhang via E-Mail verschickt. Viele Anhänge sind aber unter besonders kniffligen Abkürzungen versteckt, dass ich mich heute kaum mehr getraue, diese Anhänge zu öffnen. Es ist zwar praktisch, Dateien am Rechner kurz und bündig zu bezeichnen, aber nach außen muss auf den ersten Blick klar sein, was hinter einem Anhang steckt. Würden Sie sich trauen, die folgenden Dateien zu öffnen?

• pl7.xls
• 4786_fz1.doc
• 00002_7865.pdf
  
  

Ganz ehrlich - Sie würden es sich zweimal überlegen. Vor allem, wenn der Absender kein guter Bekannter oder Partner ist.

Meine Empfehlung ist die alphanumerische Datumsschreibweise - das ist klar, für alle verständlich und schafft keine Missverständnisse wie etwa 08/06/07. Wenn Sie sich für die alphanumerische Schreibweise - also 14. September 2007 - entscheiden, dann bitte verwenden Sie diese Schreibweise nicht nur bei der Datumsposition, sondern auch im Fließtext.

Der Hinweis auf den Ort vor dem Datum ist nicht notwendig, wenn klar ist, an welchem Ort sich das Unternehmen / die Organisation befindet. Gibt es am Briefpapier allerdings eine zentrale Adresse mit dem Hinweis auf eine oder mehrere Zweigstellen, dann können Sie den Ort gerne anführen. Es reicht aber, nur den Ort anzuführen, ohne den Hinweis "am", z. B.: Mittersill, 31. Juli 2007.

Jeder Standard-Drucker hat einen speziellen Druckbereich, bis zu dem gedruckt wird. Achten Sie daher auf Seitenränder oben, rechts, links und ganz besonders unten - hier ist der Druckrand am größten, da der Drucker das Blatt nicht mehr führen kann. In den meisten Fällen liegt der Druckrand zwischen 1 und 1,3 cm. Stellen Sie die Ränder entsprechend Ihrem Drucker vorab ein.

Grundsätzlich gilt: Nie die ganze Seite von links oben nach rechts unten bedrucken! Seitenrand links sollte mindestens 2 cm zum Lochen haben, rechts benötigen Sie mindestens 1,5 cm. Je höher die Seitenränder, desto leichter ist der Text zu lesen, da die Zeilen dann automatisch kürzer werden.

Jedes Unternehmen verfügt über verschiedene Drucksorten. Die im Unternehmen am häufigsten produzierte Drucksorte ist das Briefpapier. Es ist der Rahmen für den Brief, also die Verpackung, die den Inhalt verkauft.

Nehmen Sie sich für Ihre Drucksorten etwas Zeit und überlassen Sie nicht alle Entscheidungen Ihrer Werbeagentur - die ist zwar kreativ, hinterfragt aber nicht Ihre Schreibprozesse im Unternehmen. Hier ein paar Hinweise, auf die Sie achten sollten, wenn Sie neue Drucksorten andenken:

• Passen die neuen Drucksorten zu Ihrem Corporate Design? Achten Sie auf ein einheitliches Erscheinungsbild, damit man Ihre Briefe und Visitenkarten sofort Ihrem Unternehmen zuordnen kann.
• Werden Ihre Unterlagen von den Empfängern abgelegt, dann sollte das Logo immer rechts oben sein. Denken Sie daran, wohin man beim Durchblättern einer Unterlagenmappe sofort schaut.
• Sind alle Angaben auf dem Briefpapier auf dem aktuellen Stand der ÖNORM oder haben Sie noch A- und Konsorten in Ihren Absenderangaben stehen? Höchste Zeit Ihrer Agentur ein Seminar zu verpassen!
• Ist der richtige Firmenbuchwortlaut auf dem Briefpapier zu finden? Das Logo trägt manchmal nur einen Teil des eingetragenen Firmenwortlauts. Laut UGB vom 1.1.2007 sind alle eingetragenen Unternehmen verpflichtet, diese Angaben sowie die Firmenbuchnummer und das zuständige Gericht auf dem Briefpapier anzuführen. Wenn Sie dazu mehr wissen möchten, gehen Sie auf "Aktuelles" und laden Sie sich die Info der Wirtschaftskammer herunter.
• Wenn Ihre Drucksorten kurz vor dem Druck stehen, sehen Sie sich ein paar Musterseiten Ihres neuen Briefpapiers oder Kuverts aus. Schauen Sie sich die ganze Seite an. Passen Text- und Bildaufteilung sowie Layout zusammen? Wenn nein, muss das Layout oder die Vorlage geändert werden?