Dokumentation

Wenn Sie sich entschieden haben, in Ihrem Unternehmen dem schriftlichen Auftritt mehr Aufmerksamkeit zu widmen, dann sollten Sie anfangen, den Status quo zu erfassen - also zu dokumentieren.

Ich werde immer wieder mit der Meinung konfrontiert, dass das Dokumentieren viel Zeit braucht und Arbeit macht - Arbeit, die niemand machen möchte. Aber: Wer Vereinbarungen nicht dokumentiert, wird boykottiert - auch das ist Fakt.

Den Status zu erheben und aufzuschreiben, kann nebenher passieren und ohne Weiteres auch mehrere Tage oder Wochen dauern. Es ist wichtig zu sehen, wo ein Unternehmen zu Beginn steht, nur dann kann es sich von dieser Position auch weiterentwickeln.

Die eigentliche Arbeit ist dann aber die Dokumentation der neuen Standards. Und das gehört ganz klar zum Thema Wissensmanagement.

Das sind die wichtigsten Punkte der Schriftverkehr-Dokumentation (Handbuch):

• Unternehmens(schreib)philosophie
• Gesamterscheinungsbild (Logo, Drucksorten, Schrift)
• Rechtschreibung
• Briefaufbau (Anschrift bis PS-Zeile)
• Fax (falls noch vorhanden)
• E-Mail (Richtlinien für Form, Inhalt und Prozess)
• Sprachpositionierung
• Standardtexte
• Tipps für individuelles Schreiben
• Mustertexte

Außerdem ist es hilfreich, spezielle Texte, die immer wieder vorkommen, zu dokumentieren. Dazu gehören z. B. Stellenanzeigen, Presseaussendungen, Geschäftsberichte oder Jahresdokumentationen, Mitarbeiterkorrespondenz, Einladungen, Türschilder und vieles mehr.